客户:太仓农商行
行业:金融
产品/解决方案:综合档案管理平台方案
关键词:档案管理
传统的档案管理主要采用手工造册的方式,导致档案管理人员整理档案和归档处理的工作量非常大,而存放于档案室的档案须符合防尘、防火、防潮等要求而进行塑封处理,这样则造成了档案文件的查看调阅难,也不利于档案的长期保管。此外,档案大部分都是纸质文件,容易在使用过程中出现部分档案原件丢失或损坏等问题,造成无法挽回的损失。因此,为加强档案的科学管理,保障资金安全,北明明润构建了综合档案管理平台。平台将所有档案进行统一管理,将纸质文件转化为电子文件进行存储,提高档案利用率,提高档案存储的安全性。
北明明润综合档案管理平台综合运用内容管理平台、影像工作流、影像采集等技术,对全行各部门各阶段产生的档案进行收集、整理,为档案全面电子化管理、电子化调阅提供了整体解决方案。平台与协同办公系统自动衔接,实现各门类载体档案的整理、编目、组卷、立卷、销毁、借阅、修改案卷、删除案卷、查阅案卷、自动催退和强制归还、自动归档等功能,方便用户根据电子档案查找纸介质档案,同时帮助档案管理人员进行档案管理,提高档案存储的安全性,让档案管理更加规范化、科学化、制度化。
综合档案管理平台涵盖档案收集、档案管理、档案存储和档案查阅四大功能。
1、批量获取 图像采集
档案采集模块是平台所有档案数据的来源和入口。该模块可以从业务系统和内容管理平台通过接口批量获取数据,也可以通图像采集设备采集数据,采集效率高。
2、流程化管理 多人多岗配合
档案管理模块采用流程化的档案管理模式,提供了档案归档、档案销毁、档案移交、档案查询等符合国家法规标准的档案管理过程。平台采用多人多岗配合管理的方式,保证了档案的准确性和完整性。
3、档案存储 全生命周期管理
档案存储模块提供存放和管理采集的业务数据服务,同时也管理数据的索引,对整个业务过程中发生的内容和数据进行生命周期管理。
4、档案查阅 方便安全
档案查阅模块提供了档案查询、借阅流程服务,业务人员可以通过系统借阅需要查看的档案文件,而档案管理人员则可以通过审核操作保证档案文件的安全。
太仓农村商业银行档案管理系统于2021年底上线运行,2022年对部分功能进行了优化升级。上线运行期间,项目整合了太仓农商银行内部的各项系统间信息,打通了各系统间的数据堡垒,实现了统一管理和使用,减少了内部信息间业务数据的重复收集和储存,提高了工作效率。通过本项目建设,太仓农商银行能够全面掌握客户的信息,更好地了解客户的需求和实际情况,为客户提供更加专业、个性化的服务,增强客户的满意度和忠诚度,同时进一步增强银行的风险把控能力,保障了银行的利益。